Produrre documenti di qualità

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Ho pensato di riassumere qualche suggerimento per produrre documenti, diciamo, più dignitosi e, soprattutto, più accessibili.

La prima operazione da farsi quando si crea un nuovo documento è premere l’iconcina “Mostra/Nascondi” a forma di pi greco ¶ che si trova nella Barra degli strumenti Standard. L’azionare il “Mostra/Nascondi” comporta la visualizzazione SOLO A MONITOR di tutte le azioni che si compiono tramite tastiera. È quindi una sorta di cartina al tornasole per verificare la correttezza tecnica nella creazione di un documento.

Cosa si deve fare

  • usare sempre il carattere Verdana stile Normale, dimensione minimo 12;
  • interlinea compresa tra 1,2 e 1,5;
  • allineamento rigorosamente a sinistra;
  • usare i cosiddetti “caratteri nascosti”, come ad esempio la E maiuscola accentata, che si ottiene con Alt + 0200 (della tastierina numerica di destra) > È; scrivere E’ costituisce un grave errore; i “Caratteri nascosti” sono visualizzabili nella “Mappa caratteri” in Start > Programmi > Utilità di sistema > Mappa caratteri;
  • scrivere i numeri di telefono e di fax a blocchetti (es. errato: 0376227260; es. corretto: 0376 227 260);
  • usare i punti elenco o gli elenchi numerati già predisposti da Word;
  • dare la notizia principale entro i primi due paragrafi;
  • usare le interruzioni di pagina (e non una raffica di “Invii” per andare in pagina nuova);
  • scrivere il nome del file senza spazi bianchi e senza caratteri speciali.

Cosa non si deve fare

  • creare allineamenti mediante la barra spaziatrice (bisogna invece stabilire un punto di tabulazione o allineamento cliccando sul righello orizzontale);
  • creare allineamenti mediante l’uso ripetuto del tasto “tab” (a sinistra nella tastiera, con le due frecce contrapposte); anche in questo caso è necessario stabilire un punto di tabulazione sul righello orizzontale;
  • creare paragrafi vuoti, ovvero premere ripetutamente il tasto “Invio” per creare spaziature verticali: in questo caso, è necessario ricorrere al menù Formato > Paragrafo > Spaziatura dopo il paragrafo;
  • inserire immagini troppo pesanti e poi ridimensionarle solo visivamente: si ridurrà l’immagine PRIMA dell’inserimento, la si salverà con nome diverso e POI la si inserirà nella pagina;
  • inserire due o più spazi fra una parola e l’altra:
  • inserire lo spazio DOPO l’apostrofo (potrebbe determinare un’andata a capo scorretta);
  • inserire lo spazio PRIMA di un segno di punteggiatura (anche in questo caso potrebbe determinare un’andata a capo scorretta);
  • usare espressioni ridondanti (per esempio: entro e non oltre);
  • scrivere i nomi dei giorni della settimana o dei mesi con l’iniziale maiuscola (es. errato: 7 Aprile; es. corretto: 7 aprile);
  • scrivere i numeri romani seguiti dall’apice (es. errato: III°; es. corretto: III);
  • scrivere «un po’» con l’accento (si adoperi, invece, l’apostrofo: un po’);
  • produrre un documento Word senza osservare le regole e poi trasformarlo in pdf: anche il pdf sarà scorretto.

Ricordiamoci che queste indicazioni ci consentono di rispettare la legge “Stanca” del 2004 ed il Regolamento attuativo del 2005, vincolanti per gli uffici pubblici e le scuole.

In quest’ottica e per disposizione regionale nel sito provinciale sin d'ora non si possono più pubblicare documenti che non rispettino le regole o che superino i 500 kb di peso o che pubblicizzino iniziative a pagamento.

 
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